Onboarding – Weltreise statt Kurztrip

Onboarding ist ein Prozess, den wir bei validAID sehr ernst nehmen.

Ende 2021 stand fest, drei neue Mitarbeiter werden im Januar 2022 zu uns kommen und das Team verstärken. Der Bewerbungsprozess ist bereits intern gut strukturiert; aber wie schaffen wir es, bei laufenden Projekten auch die neuen Kollegen auf den Standard von validAID zu bringen und das Wir-Gefühl zu stärken?
Dieser Aufgabe wollten wir uns stellen: Bereits im November haben wir in internen Meetings darüber beraten, wie das Onboarding organisiert werden kann.

Unser Ziel:
Wir wollen langfristig sehr gut ausgebildete, integre und loyale Kollegen im Unternehmen haben. 

Allgemeine Fragen, die wir uns zum Thema „Onboarding“ gestellt haben

  • Welchen ersten Eindruck, will validAID bei neuen Mitarbeitern hinterlassen?
  • Wie lange soll der Onboarding-Prozess dauern?
  • Wie wollen wir neue Mitarbeiter fördern und wie stark wollen wir sie auch fordern?
  • Was müssen neuen Kollegen über die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld wissen?​
  • Sind Geschäftsprozesse und -strukturen ausreichend definiert, um sie neuen Mitarbeitern zu vermitteln?
  • Sollen individuelle Mentoren den neuen Mitarbeitern zur Seite gestellt werden?
  • Welcher Kollege ist als Mentor für welchen neuen Mitarbeiter geeignet?
  • Werden Ziele für die Kollegen angesetzt und wenn ja, welche?
  • Wie lässt sich Feedback zum Onboarding-Prozess geeignet einzuholen?
  • Wie viele Feedback-Termine soll es geben?

In vielen Meetings und Workshops entstand schließlich ein umfangreiches Onboarding-Programm, das sich über einen Zeitraum von 400 (!) Stunden erstreckt und den Einarbeitungsprozess in unterschiedliche Themenbereiche strukturiert, die jeweils mit internen Experten versehen wurde. Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente, Tutorials oder Präsentationen zu sichten, sondern im Nachgang auch eigene Ausarbeitungen zu erstellen und dem Team zu präsentieren. Ob im Bereich Qualitätsmanagement, Data Integrity, Medical Devices oder GAMP5, auch interne Administration, ein Abstecher in die Welt der Programmierung und die Werte von validAID werden vermittelt.

Im Blick hatten wir unbewusst auch die 4 C´s des Onboardings

  • Compliance:  für die grundlegenden gesetzlichen und organisatorischen Richtlinien
  • Clarification: Der Arbeitsplatz, die Kollegen – was erwarten wir, was erwartet den neuen Kollegen
  • Culture: unsere Werte und Wertvorstellungen, sowohl formelle als auch informelle, zu vermitteln​
  • Connection: Jedem neuen Kollegen wird fachübergreifend ein Mentor zur Seite gestellt

Wir gestalteten eine Präsentation für den ersten Arbeitstag, um einen Überblick über die kommenden Tage und Woche zu geben und „validAID & uns“ vorzustellen. An diesem ersten Arbeitstag fand dann auch ein gemeinsames Frühstück mit allen Teammitgliedern in einer lockeren Atmosphäre statt.  Es folgten Themen wie Administratives, Einrichtung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel, Prozesse, SOPs sowie erste Einblicke in kommende Aufgaben.

Die erste Arbeitswoche ließen wir mit einem gemeinsamen Mittagessen und anschließendem „Krimi-Dinner-Nachmittag“ ausklingen. In lockerer Atmosphäre, mit schauspielerischem Talent und vielen Fragen zur Täterermittlung waren sich alle sicher: Wir sind in kurzer Zeit schon einen großen Schritt gegangen: Wir sind ein TEAM.

Was uns stark macht? Wir sind divers – die neuen Kollegen haben sich bereits auf LinkedIn vorgestellt.  Einblicke, was besonders gefallen hat und was nicht, wird intern über digitalisierte anonyme Feedbackbögen festgehalten. Dazu aber mehr in einem anderen Post.

Lesen Sie gern mehr unter dem Blogpost „Feedback-Kultur“ und „Weiterbildung

Autorin: Marlen Dalkowski

Schön, dass ihr da seid!