31 Mrz Wenn sich auf einmal alles ändert -Change Management und was am Ende bleibt

Wenn ein Projekt startet wird am Anfang erstmal viel definiert: Anforderungen, Zielsetzung, Projektteam, Kommunikationsstruktur. Mit den geplanten Zielen ändern sich gelegentlich auch Prozessschritte und Vorgehensweisen der Mitarbeiter. Was bleibt am Ende eines Projektes, in dem sich so viel ändern soll: von den vielen Stimmungen, die im Projekt zu finden sind und von den vielen Momenten, die bei der Planung eines Projektes nicht bedacht wurden.

Juli 2020

Ein neues Projekt steht an – die Vorbereitung auf ein Audit bei einem Pharmaunternehmen. Welche Herausforderungen uns erwarten würden, konnten wir nur erahnen. Vor Projektbeginn sind wir immer gespannt und aufgeregt, was uns wohl dieses Mal erwartet.

An diesem Projekt waren zuvor bereits verschiedene Dienstleister beteiligt, hatten sich versucht, Ihren Beitrag geleistet und konnten das Projekt doch nicht zum gewünschten Erfolg führen. Nun lag es also an uns das Projekt zu übernehmen und fertig zu stellen. Das ist eine ganz besondere Herausforderung für alle Beteiligten. Wir mussten mit dem arbeiten, was wir vorfanden – für einen Neustart blieb keine Zeit. Die Mitarbeiter unseres Kunden waren bereits sehr verunsichert.

Change Management

Schnell stellte sich heraus, dass Change Management einen sehr viel größeren Anteil am Projekt einnehmen würde als erwartet. Bereits seit langer Zeit gab es etablierte Workarounds, die den GxP Regularien nicht entsprachen: Passwörter, die allgemein zugänglich waren, kein automatisches Log-Out, keine Erfassung eines AuditTrails, von regelmäßigen Reviews ganz zu schweigen.

Das und vieles mehr waren Punkte, die dringend geändert werden mussten. Sie schütteln den Kopf? Es kommt vor und wichtig ist dann sich und allen Beteiligten bewusst zu machen, dass eine Veränderung unumgänglich ist.

Je länger sich genau solche Punkte einspielen, desto härter trifft die Änderung dieser Routinen die Mitarbeiter und führt zu Frustration.

Kommunikation ist der Schlüssel

Und genau das war bereits geschehen. Uns wurde mehr als einmal die Tür vor der Nase geschlossen. Auch Stehen gelassen wurden wir das ein oder andere Mal. Die Variante das Thema an den Vorgesetzten zu eskalieren wollten wir tunlichst vermeiden, denn am Ende führt das eher selten zum gewünschten Erfolg.

Stattdessen investierten wir viel Zeit und Geduld, um jedem in Ruhe die Hintergründe der Veränderung zu erklären. War das eingeplant? Nein – wir wollten eigentlich einfach nur die Änderung in der Kürze der Zeit vollständig umsetzen. Das war schon anspruchsvoll genug!

Aber war es notwendig? Auf jeden Fall!

Wir haben festgestellt, dass jeder Mitarbeiter seine Arbeit richtig machen will! Wer von uns macht schon gerne Fehler?! Nach einigen (teilweise sehr vielen) Versuchen war letztlich für alle deutlich, dass wir nicht nerven wollen, sondern helfen, das Richtige zu tun. 

Dezember 2020

In den letzten Wochen setzten wir als Projektteam alles daran das Projekt und die damit verbundene Dokumentation rechtzeitig vollständig fertig zu stellen. Doch am Ende sind es nicht die vielen Ordner in validAID-grün, unsere Kalender, Abschiedspräsente oder Visitenkarten, die bleiben. Es bleibt mehr als das, vor allem in einem Projekt wie diesem.

Für unsere Projekte ist uns wichtig, die Menschen abzuholen und mitzunehmen, partnerschaftlich miteinander umzugehen und Beziehungen – ja vielleicht sogar Freundschaften – zu knüpfen. Wir nehmen uns Zeit für alle Fragen und beantworten auch nach Projektende noch Mails, um in Kontakt zu bleiben.

Denn was am Ende bleibt sollte mehr sein als die Projektdokumentation – die Empathie und das, was uns als Team ausmacht, sind das, was am Ende in Erinnerung bleiben.

Autor: Larissa Gräff