07 Aug „Jour Fixe – Fluch und Segen?“

Meetings sind in vielen Unternehmen eine zwiespältige Angelegenheit – einerseits sind sie notwendiges Instrument für Informationsaustausch und Teamarbeit, andererseits sind sie mögliche „Zeitfresser“, die die Produktivität negativ beeinträchtigen können. Natürlich haben auch wir uns intensiv mit dem Für und Wider auseinandergesetzt und sind zu dem Schluss gekommen, dass die Struktur und Frequenz der Meetings entscheidend für ihre Effektivität sind. In diesem Blogpost möchten wir mit Ihnen unsere Erfahrungen mit regelmäßigen „Jour Fixe“ Terminen teilen und wie wir diese zu einem Eckpfeiler für effiziente Kommunikation und erfolgreiche Teamarbeit entwickelt haben.

Warum regelmäßige Meetings wichtig sind: Meetings sind unbestreitbar wichtig für den Informationsaustausch, die Entscheidungsfindung und die Förderung des Teamgeistes. Dennoch besteht die Gefahr, dass sie ineffektiv werden und Frustrationen hervorrufen. Die Lösung liegt oft in der Konzentration auf das Wesentliche – klare Ziele, Struktur und Vorbereitung.

Die Entwicklung unseres Jour Fixe: Um eine effektive Meeting-Struktur zu schaffen, führten wir in den Fachbereichen regelmäßige „Jour Fixe“ Termine ein. Als Pilotprojekt wurden diese zunächst wöchentlich durchgeführt. Nach drei Monaten erkannten wir, dass die Struktur zwar perfekt für uns passte, jedoch die Frequenz der Termine die Produktivität einschränkte, so dass wir begannen unseren Ansatz zu überarbeiten und fortan regelmäßigen Kontrollen zu unterwerfen.

Klare Struktur für effektive Meetings: Die Festlegung fester Termine ermöglicht es uns, diese gut in den Arbeitsalltag zu integrieren. Dabei hilft ein Kanban-Board, auf dem Themen notiert, zugewiesen und bearbeitet werden. So behalten wir den Fokus auf gemeinsame Ziele, vernachlässigen keine wichtigen Themen und dokumentieren den Fortschritt transparent. Selbst die Protokollierung findet auf dem Kanban Board statt und Zuweisungen weisen darauf hin, wer ein angefertigtes Protokoll noch lesen sollte.

Kommunikation und Informationsaustausch: Der Jour Fixe fungiert nicht nur als Zeitpunkt für Meetings, sondern auch als Kommunikationsplattform. Teammitglieder berichten über Projekte, Herausforderungen und Ideen. Dies fördert den Informationsaustausch und schafft ein gemeinsames Verständnis für die Arbeitsfortschritte. Aufgaben und Verantwortlichkeiten können abgestimmt werden, da alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.

Entscheidungsfindung und konstruktives Feedback: Wichtige Fragen und Herausforderungen werden während des Jour Fixe diskutiert und Entscheidungen getroffen. Diese Struktur beschleunigt den Entscheidungsprozess und ermöglicht die zeitnahe Umsetzung unserer Maßnahmen. Die offene Kommunikationskultur bietet uns Raum für konstruktives Feedback, was uns auf dem Weg der kontinuierlichen Verbesserung voranbringt.

Stärkung des Teamgeistes: Der vielleicht entscheidende Punkt für den Erfolg des Jour Fixe ist die Stärkung des Teamgeistes. Durch die Möglichkeit, sich gegenseitig zu unterstützen, Erfolge zu feiern und Herausforderungen zu überwinden, entsteht eine positive Arbeitsatmosphäre. Das „Wir-Gefühl“ wird gestärkt und das wiederum wirkt sich positiv auf die Zusammenarbeit und die Erreichung gemeinsamer Ziele aus.

Fazit: Ein regelmäßig durchgeführter Jour Fixe kann die Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit in einem Team erheblich fördern. Klare Struktur, konzentrierte Kommunikation und Stärkung des Teamgeistes machen den Jour Fixe zu einem wichtigen Baustein für erfolgreiche Teamarbeit. Und richtig ausgestaltet wird der Jour Fixe nicht nur zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags, sondern auch zum Schlüssel für die Erreichung der Ziele und Aufgaben der Organisation.

Autor: Helmut Rector