08 Nov Digitale Dokumenten­genehmigung im Unternehmen – So haben wir es umgesetzt

Posted at 10:23h in Qualitätsmanagement by

Alle Dokumente unseres Qualitäts­management­systems sind digital, liegen zentral im Intranet ab und sind somit für alle Mitarbeiter, wo auch immer sie arbeiten, jederzeit zugänglich.
Daher entstand bereits früh die Idee in unserem Team, eine digitale Lösung für die Genehmigung von Dokumenten zu entwickeln. Ende 2022 starteten wir deshalb mit der Implementierung unseres Genehmigungsworkflows, dem Projekt „GWF“.
Aufgrund von Ressourcenengpässen musste das Projekt vorübergehend pausiert werden, um alle Ressourcen für die Erstellung relevanter ISO9001 Dokumente verfügbar zu machen. Somit mussten wir unsere ersten fertigen Dokumentenversionen auch zunächst durch handschriftliche Unterschrift freigegeben. Doch nun – nach intensiver Arbeit an den Abläufen und der Anpassung der Dokumente unseres Qualitätsmanagementsystems (QMS) – sind wir bereit für das Go-Live des GWF!

Der Weg zum digitalen Genehmigungsworkflow

Phase 1: Anforderungen definieren

Am Anfang stand die Frage, was wir von einem digitalen Genehmigungssystem erwarten. Unsere Kernanforderungen waren:

  • Dokumentenversionierung für Nachverfolgbarkeit
  • Verschiedene Genehmigungsrollen und -zustände (z. B. genehmigt, abgelehnt, in Bearbeitung, archiviert)
  • Eine übersichtliche Genehmigungsübersicht pro Dokument
  • Unterstützung für gängige Dokumentformate, insbesondere Word, Excel,…
  • Automatische Benachrichtigungen für die Genehmiger
  • Kommentarfunktion für Ablehnung
  • …

Diese Punkte legten den Grundstein für unsere Lösung.

Phase 2: Recherche und Konzeptentwicklung

In der zweiten Phase stand die Recherche im Vordergrund. Fragen wie

  • “Gibt es bestehende Lösungen, die wir zukaufen können?”,
  • „Welche unserer bestehenden Tools eignen sich für einen digitalen Workflow?“ und
  • „Wie kann ein möglicher Trigger für den Start des Workflows aussehen?“ mussten geklärt werden.

Unser Projektteam „GWF“ traf sich regelmäßig, um mögliche Lösungen zu diskutieren und zu bewerten. Nach eingehender Analyse entschieden wir uns für eine Umsetzung mit Microsoft Power Automate. Unsere Dokumente werden ohnehin in SharePoint gespeichert – die naheliegende Entscheidung war, Power Automate zu nutzen und die Genehmigungs-App in SharePoint sowie Kommunikationskanäle wie Microsoft Teams und Outlook zu integrieren. Auf diese Weise erhalten die Genehmiger die entsprechenden Benachrichtigungen zur Freigabeanforderung.

Phase 3: Zwangspause

Nach vielversprechenden Recherchen und ersten Tests wurde das Projekt aufgrund begrenzter Kapazitäten unterbrochen. Als Zwischenlösung kehrten wir vorübergehend zur papierbasierten Dokumentenfreigabe zurück.

Phase 4: Neustart und finale Umsetzung

Mit einem kleineren Team nahmen wir die Arbeit am Genehmigungsworkflow schließlich nach erfolgter ISO9001-Zertifizierung wieder auf. Da Ressourcen knapp waren, haben wir den Anspruch an einen „perfekten Flow“ reduziert und auf das Wesentliche konzentriert.

Die Lösung: Unser digitaler Genehmigungsworkflow

Unser digitaler Workflow ist nun einsatzbereit und wurde erfolgreich getestet. So funktioniert der Prozess:

  • Dokumentversionierung in SharePoint: Wir nutzen eine Dokumentenbibliothek in SharePoint, in der Haupt- und Nebenversionen angelegt werden.
  • Genehmigungsprozess in Power Automate: Der Workflow startet automatisch, wenn ein Dokument „veröffentlicht“ wird, d.h., eine neue Hauptversion erstellt wird.
    • Genehmigungsstufen: Zuerst genehmigt der Autor selbst, gefolgt von der Qualitätsmanagement-Abteilung (QR). Abschließend erfolgt die Genehmigung durch die Geschäftsführung (SMR).
    • Da wir noch ein kleines Unternehmen sind haben wir auf die Genehmigung durch weitere SMEs verzichtet.
    • In jeder Genehmigungsstufe ist sowohl die Genehmigung als auch die Ablehnung (mit Kommentar) möglich.
  • Ordnerstruktur zur Organisation: Für die Ablage der Dokumente haben wir eine festgelegte Ordnerstruktur eingerichtet:
    • „Draft“: Bearbeitung der Originaldokumente (Word, Excel), diese verbleiben immer hier.
    • „Pending“: Während des Workflows wird eine aus dem Originaldokument erzeugte PDF Kopie hier zur Voransicht und Prüfung abgelegt .
    • „Approved“: Nach der Freigabe wird die finale PDF-Version inklusive Genehmigungsübersicht automatisch in den „Approved“-Ordner verschoben; ältere Versionen werden automatisch in den „Archive“-Ordner verschoben.
    • „Rejected“: Bei einer Ablehnung wird das PDF-Dokument automatisch in den Ordner „Rejected“ verschoben.

Unser digitale Genehmigungsworkflow hilft uns, die Freigabeprozesse transparenter und effizienter zu gestalten und unser Qualitätsmanagement zu unterstützen.

Fazit

Unser Projekt „GWF“ ist das Ergebnis intensiver Planung und Zusammenarbeit. Es ermöglicht eine einfache, transparente Dokumentengenehmigung und ist vollständig in unser digitales Umfeld integriert. Nach einer intensiven Entwicklungsphase ist unser Workflow jetzt bereits im Echtbetrieb und wird uns langfristig dabei unterstützen, die Prozesse zu optimieren, die Qualität der Dokumentenverwaltung zu steigern und die remote Zusammenarbeit weiter zu verbessern.

Autorin: Annika Bergmann