08 Apr. Wie wir Jira in unserem Unternehmen erfolgreich einsetzen

In unserem Unternehmen setzen wir Jira als zentrales Tool ein, um verschiedene Projekte effizient zu verwalten und komplexe Arbeitsprozesse zu strukturieren. Jira ist sehr vielseitig und so konnten wir es auf die Bedürfnisse verschiedener Teams zuschneiden.

Vom Änderungsmanagement über das Tracken von Softwareentwicklungsprojekten, wie der Entwicklung von M365 Workflows bis hin zur Abbildung einfacher Aufgabenmanagement-Prozesse hat sich Jira bei uns als unverzichtbares Werkzeug etabliert.

1. Änderungsmanagement: Ein maßgeschneiderter Prozess

Zentraler Bestandteil unserer Arbeit mit Jira ist das Ereignis-/Änderungs- und Verbesserungsmanagement (EVA). Hierfür haben wir einen eigenständigen Prozess mit zahlreichen Jira Workflows entwickelt, der individuell konfiguriert und administriert wird.

• Fragebogenbasierter Ansatz
  Der Prozess beginnt mit einem Fragebogen, der alle relevanten Informationen sammelt und direkt auf ein Jira-Board überträgt.
  
  • Die Antworten werden durch ein Team angenommen/abgelehnt und kategorisiert
  • Basierend auf der Kategorie durchlaufen die Aufgaben verschiedene Workflows, die individuell auf die Anforderungen zugeschnitten sind.
    Eine Änderung erfordert zum Beispiel die Genehmigung durch Quality und der Geschäftsleitung, wohingegen die Umsetzung einer einfachen Verbesserungsmaßnahme einem einfacheren Workflow durchläuft, bei dem keine Freigabe erforderlich ist
• Effiziente Bearbeitung durch Workflows
  Dieser Ansatz ermöglicht eine klare Priorisierung und transparente Bearbeitung der Ereignisse, Änderungen oder Verbesserungsmaßnahmen, unabhängig von ihrer Komplexität.
  Außerdem sorgt der jeweilige Workflow dafür, dass kein Schritt vergessen wird und z.B. auch Wirksamkeitsprüfung einer Maßnahme nach Umsetzung eingeplant werden.

2. Entwicklung von M365 Flows

Ein weiteres zentrales Einsatzgebiet von Jira in unserem Unternehmen ist die Abbildung und Verwaltung der Entwicklung von Workflows in M365 Power Automate.

• Scrum-Modell zur Steuerung
  Wir nutzen Jira in Kombination mit der agilen Methode Scrum, um die Entwicklung zu planen, zu überwachen und umzusetzen.
  
  • Sprints: Aufgaben werden in kurzen Iterationen abgearbeitet.
  • Backlog-Management: Offene Anforderungen werden priorisiert und flexibel in die Sprints integriert.
• Zusammenspiel mit Confluence
  Zur Dokumentation und Protokollierung nutzen wir Confluence. Es dient als zentraler Speicherort für Besprechungsnotizen, technische Dokumentationen und Entscheidungsprotokolle.

Abbildung von Jour Fixes: Einfache Prozesse, große Wirkung

Für regelmäßige Meetings wie Jour Fixes nutzen wir neben M365 Planner auch Jira.

• Einfaches Aufgabenmanagement
  
  • Aufgaben werden direkt in die Inbox des zuständigen Teams oder Mitarbeiters übertragen.
  • Ein klar definierter Workflow sorgt dafür, dass die Tasks über mehrere Steps bearbeitet werden.
  • Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, landet sie im „Done-Bucket“.
• Effizienz durch Transparenz
  Durch diese einfache, aber strukturierte Methode behalten wir den Überblick über den Fortschritt und stellen sicher, dass nichts übersehen wird.

Fazit: Warum Jira für uns unverzichtbar ist

Jira ist für unser Unternehmen weit mehr als nur ein Projektmanagement-Tool. Es ist das Rückgrat unserer Arbeitsorganisation. Unsere maßgeschneiderten Workflows und die Integration mit anderen Tools wie M365 Forms oder Confluence machen es möglich, komplexe Prozesse effizient zu managen und gleichzeitig Raum für einfache Anwendungen zu lassen.

Ob Änderungsmanagement, die Entwicklung von Microsoft 365 Flows oder das Management von Jour Fixes – Jira hilft uns dabei, transparent, flexibel und produktiv zu bleiben.

Wie setzen Sie Jira in Ihrem Unternehmen ein? Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen!

Autorin: Dr. Anna Göhring