29 Sep „Das machen wir schon immer so“

In meinen Validierungsprojekten erstelle ich Dokumente auf Wunsch unserer Kunden zu 90% in Word. Meist gibt es Vorlagen, die ich nutzen kann, selten gibt es Formblätter, die ich genauso benutzen muss. „Das machen wir schon immer so“ – Vorlagen begegne ich leider oft, woran sich zeigt, dass alternative – einfachere – Varianten oft nicht in Betracht gezogen werden.

Dafür braucht es oft den Blick von außen.

Herausforderung: die richtige Lösung finden

Ein Validierungsplan besteht i.d.R. hauptsächlich aus Text: Umfang, Beschreibung, Validierungsansatz usw., aber eben auch aus sehr vielen Tabellen: Verantwortlichkeiten, Aufgaben, zu erstellende Dokumente, Referenzen, etc. Solche Dokumente werden erfahrungsgemäß schnell sehr umfangreich und eine Herausforderung ist sicher auch die optimale Aufarbeitung der Informationen.

Das Großartige an meiner Arbeit als Berater ist, dass ich immer wieder unterschiedliche Umsetzungen kennen lerne und so durch verschiedenste Einflüsse die optimale Lösung für den Kunden finden kann.

Word für Texte

Eine solche Umsetzung beispielsweise bestand darin, in einem Word Dokument auf einen Excel Anhang zu verweisen. Dort gab es dann verschiedene Mappen zum entsprechenden Kapitel im Hauptdokument.

Das ist einerseits praktisch, weil die Tabellen für den Validierungsbericht vorbereitet werden können, während sie im Validierungsplan noch ausgeblendet sind. Andererseits sind es zwei Dokumente, die beide genehmigt werden müssen, was die Diskussionen in die Länge ziehen und den administrativen Overhead erhöhen kann.

Excel für Tabellen

Eine Spezifikation für Benutzeranforderungen (URS) besteht oft hauptsächlich aus Tabellen. Auch dabei bin ich angehalten ein Word Dokument zu erstellen und ich frage mich immer wieder, warum hier eher auf ein Word-Dokument zurückgegriffen wird. Beim Erstellen von Benutzeranforderungen arbeite ich zunächst immer mit Excel-Tabellen. So kann ich Spalten zur Dokumentation des aktuellen Status jeder einzelnen Anforderung hinzufügen und die gesamte Tabelle danach filtern.

Für Bewertungen werden meist ebenfalls Excel-Tabellen als Formblätter genutzt. Entsprechende Zellen erlauben nur spezifische Werte oder sind vollständig für Eingaben gesperrt, da sie Berechnungsergebnisse enthalten. Ein Beispiel stellt eine FMEA für eine Risiko-Analyse der Anforderungen / Prozesse dar.

Lösung: die Herausforderung klein halten

Letztlich ist es jedoch immer so, dass ich in den Projekten vorgefertigte Prozesse und Vorlagen für die Erstellung der Dokumente vorfinde. Selten ist Platz dafür diese anzupassen. Im Projekt nehme ich mir – wie auch meine anderen Kollegen –die Zeit mit meinen Projektansprechpartnern über mögliche Alternativen zu sprechen. Wir werden nicht müde immer wieder unsere Erfahrungen mitzubringen, unsere Ideen einzuwerfen und damit teilweise veralteten Vorlagen zu erneuern.

Alles zum Ziel den Aufwand möglichst gering und das Ergebnis so effizient wie möglich zu gestalten. Dafür sind wir doch da! 😊

Autorin: Melanie Feldmann