15 Feb Der Weg zur ISO 9001 Zertifizierung: Zweiter Teil – Lessons Learned

In unserem ersten Blogpost zur ISO 9001 haben wir uns mit der formalen Herangehensweise und den Herausforderungen auf dem Weg zur Zertifizierung auseinandergesetzt. Diese Reise war nicht nur von bürokratischen Herausforderungen geprägt, sondern auch von wertvollen Erfahrungen und wichtigen Lektionen, die wir gerne mit Ihnen teilen möchten. Im Folgenden finden Sie einige der zentralen Erkenntnisse, die wir während dieses Prozesses gewonnen haben:

Individuelles Qualitätsmanagementsystem (QMS):

Anstatt uns auf vorgefertigte Vorlagen zu verlassen, haben wir ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) entwickelt, das auf die individuellen Bedürfnisse und Abläufe der validAID GmbH zugeschnitten ist. Diese maßgeschneiderte Lösung ist das Ergebnis gründlicher Prozesse zur Analyse und Anpassung, bei denen wir uns intensiv mit den Herausforderungen und Anforderungen unseres Unternehmens auseinandergesetzt haben.

Indem wir unser QMS von Grund auf neu und selbst gestaltet haben, konnten wir nicht nur die allgemeinen Standards erfüllen, sondern waren auch in der Lage, unsere spezifischen Geschäftsziele und -prozesse optimal zu unterstützen. Durch die Berücksichtigung unserer individuellen betrieblichen Abläufe in unser QMS können wir nun jederzeit sicherstellen, dass jeder Aspekt unserer Organisation effektiv abgebildet und optimiert wird.

Ein wesentlicher Vorteil dieser maßgeschneiderten Lösung besteht auch darin, dass sie uns die Flexibilität gibt, unser QMS kontinuierlich anzupassen und zu verbessern, um den sich verändernden Anforderungen und Trends in unserem Markt und unserem Unternehmen gerecht zu werden.

Darüber hinaus fördert unsere individuelle QMS-Lösung eine Kultur der Eigenverantwortung und des Engagements innerhalb unseres Teams. Indem wir die Mitarbeiter aktiv in den Entwicklungsprozess einbezogen haben und sie so ihre Expertise einbringen konnten, haben wir ein Gefühl der Mitwirkung und Identifikation geschaffen. Unser QMS ist nicht das “Kind” des Qualitätsmanagements, sondern unserer gesamten Organisation. Dies führt zu einer höheren Motivation und Produktivität, da unsere Mitarbeiter erkannt haben, dass das QMS wirklich auf ihre Bedürfnisse und Anliegen zugeschnitten ist.

Insgesamt ermöglicht uns unser individuelles QMS, effektiver zu arbeiten und sicherzustellen, dass festgelegte Qualitätsstandards perfekt zu uns passen.

Erhöhung der Berichtsfrequenz:

Wir haben festgestellt, dass regelmäßiges Reporting entscheidend ist, um den Fortschritt transparent darzustellen und schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Um allen Stakeholdern gerecht zu werden, haben wir die Berichtsfrequenz von zweiwöchentlich auf wöchentlich erhöht und konnten somit die Transparenz noch verbessern und Anpassungen schneller vornehmen. Gleichzeitig war und ist es unser Ziel, den Aufwand für die Vorbereitung der Berichte so gering wie möglich zu halten, um verfügbare Ressourcen möglichst effizient einzusetzen.

In unserem dynamischen Umfeld ergeben sich stets neue Anforderungen oder unvorhergesehene Ereignisse. Neben der initial geplanten Roadmap ist es daher entscheidend, auch neu hinzukommende Aufgaben realistisch abzuschätzen und diese in das Reporting aufzunehmen.

Die Anpassung des damit verbundenen Gesamtaufwandes und die zeitnahe Kommunikation ermöglicht es, frühzeitig auf Engpässe und Verzögerungen hinzuweisen und rechtzeitig gegensteuern zu können und so die Projektziele jederzeit im Blick zu behalten.

Agile Kommunikation und Zusammenarbeit:

Wir haben gelernt, dass eine agile Kommunikation und Zusammenarbeit wesentlich sind, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Statt ad-hoc Meetings haben wir auf agile Formate wie Dailys, Reviews und Retrospektiven umgestellt, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Effizienz geführt hat.

Dailys: Um den Übergang in die agile Kommunikation anzugehen, haben wir uns täglich zur gleichen Zeit für 15 Minuten zusammengefunden. Jedes Teammitglied hat anhand der Fragen

1. Was habe ich gestern erreicht?
2. Was werde ich heute machen?
3. Wo gibt es Probleme/Hürden?

von seinem Arbeitsstand berichtet, sodass wir schnell auf mögliche Probleme reagieren konnten.

Reviews: Alle zwei Wochen wurde der inhaltliche Fortschritt überwacht:

1. Welche Aufgabenpakete konnten abgeschlossen werden?
2. Wo stehen wir im Gesamtprojektplan?

Die Review Termine wurden zusätzlich genutzt, um unser Kanban Board regelmäßig auf Aktualität zu überprüfen, was nebenbei auch dazu führte, dass das Kanban Board regelmäßig aufgeräumt wurde.

Retrospektiven: Alle vier Wochen haben wir uns im Team zusammengefunden, um die folgenden Fragen zu beantworten:

1. Wie läuft die Kommunikation?
2. Wo gibt es Verbesserungspotential?

Während der Retrospektive haben wir über unsere Zusammenarbeit gesprochen, diskutiert, was gut gelaufen ist, was verbessert werden kann, und haben konkrete Maßnahmen für die nahe Zukunft erarbeitet und festgehalten.

Technologie und Tools:

Die effektive Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems hängt maßgeblich von der Auswahl der passenden Werkzeuge ab. In unserem Projekt haben wir eine breite Palette von Tools genutzt, darunter Merlin, Excel, Planner, Jira, Miro und Word, um verschiedene Aspekte zu verwalten. Obwohl wir uns entschieden haben, vorübergehend auf die manuelle Genehmigung von Dokumenten zurückzugreifen, um die Arbeitspakete des Projektes aufgrund von Ressourcenengpässen zu re-priorisieren, streben wir langfristig nach einer Automatisierungslösung, um die Effizienz zu steigern.

Anpassungsfähigkeit und Flexibilität:

Der Prozess zur Erlangung der ISO 9001 Zertifizierung war von zahlreichen Veränderungen und Herausforderungen geprägt. Wir haben erkannt, wie essenziell es ist, flexibel zu reagieren und sich kontinuierlich neuen Anforderungen anzupassen. Die Bereitschaft zur Veränderung des Projektteams, der Verschiebung von Terminen und die fortlaufende Anpassung des Umfangs waren entscheidend, um den Erfolg unseres Projekts zu gewährleisten.

Dokumentation und Prozessoptimierung:

Dokumentation nimmt einen zentralen Stellenwert im Kontext der ISO 9001 Zertifizierung ein.
Um unsere Dokumentationsprozesse zu optimieren, haben wir von der ursprünglichen PowerPoint-Dokumentation auf Word als Dokumentationsmedium für das Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) umgestellt und neben unseren Standardarbeitsanweisungen (SOPs) auch Kurzdarstellungen (KDs) implementiert. Dies ermöglichte es uns, die Struktur und Lesbarkeit unserer Dokumentation erheblich zu verbessern.

Wir können unser Fazit vom ersten Teil unserer Reihe wiederholen: Es ist ein kontinuierlicher Lernprozess! Der Weg zur ISO 9001 Zertifizierung war und ist eine lehrreiche Reise, die uns zahlreiche wertvolle Erkenntnisse beschert hat. Durch kontinuierliches Lernen und Anpassen optimieren wir unsere Prozesse und stärken somit unser Qualitätsmanagementsystem.

Die Entscheidung, sich auf den Weg zur ISO 9001 Zertifizierung zu begeben, war für unser Unternehmen von großer Bedeutung. Wir sehen die Zertifizierung nicht nur als notwendige formale Anerkennung unserer Qualitätssicherungspraktiken, sondern auch als Gelegenheit, unsere Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern.

In den verschiedenen Phasen dieses Prozesses haben wir eine Vielzahl von Herausforderungen gemeistert und wertvolle Lektionen gelernt. Von der Analyse unserer bestehenden Praktiken über die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen bis hin zur Implementierung neuer Verfahrensweisen war jeder Schritt von Bedeutung. Wir haben gelernt, dass es nicht (nur) darum geht, den Anforderungen der ISO 9001 gerecht zu werden, sondern ein tiefgreifendes Verständnis für die Bedeutung von Qualität in allen Aspekten unseres Unternehmens zu entwickeln und zu verinnerlichen.

Wir waren und sind uns bewusst, dass das Bemühen um Qualität niemals abgeschlossen sein wird, und werden uns stetig weiterentwickeln, um den sich wandelnden Anforderungen und Erwartungen unserer Kunden gerecht zu werden.

Insgesamt hat uns die Reise zur ISO 9001 Zertifizierung nicht nur geholfen, unser Qualitätsmanagementsystem zu stärken, sondern auch unser Unternehmen insgesamt zu verbessern. Kontinuierliches Lernen und Anpassen sind der Schlüssel zu kontinuierlicher Verbesserung. Wir sind bereit, diesen Weg weiterzugehen und unser Bestreben, um Qualität und Exzellenz fortzusetzen.

Autorinnen: Marlen Dalkoswki und Annika Bergmann