29 Okt. ISO 9001 Zertifizierung: Ein Jahr danach – Retrospektive, 1. Überwachungsaudit und Optimierung

Posted at 17:42h in Qualitätsmanagement by

Das Beste vorweg:

Wir haben unser erstes Überwachungsaudit erfolgreich bestanden.
Das Audit-Team bestätigte uns, dass wir die Anforderungen der ISO 9001 nicht nur erfüllen, sondern unser Qualitätsmanagementsystem (QMS) so gestalten, dass es im Alltag funktioniert – praxisnah, klar strukturiert und effizient.

Ein Jahr nach der Erstzertifizierung war das der perfekte Zeitpunkt, um innezuhalten und Bilanz zu ziehen:

Wie hat sich unser QMS entwickelt?
Was hat gut funktioniert?
Und wo können wir uns noch weiter verbessern?

Antworten darauf lieferte „unsere“ Retrospektive Ende September – eine Methode, die sich schon in der Zertifizierungsphase bewährt hat.

Erreichtes feiern – Fortschritte anerkennen

Das vergangene Jahr hat gezeigt: Unser QMS steht auf einem stabilen Fundament.
Besonders erfreulich war das Feedback der Auditor:innen:

„Deutliche Verschlankung der Managementdokumentation.“

Diese Rückmeldung macht uns stolz, denn sie spiegelt genau das wider, was wir uns vorgenommen hatten – ein System, das Standards sichert, ohne die tägliche Arbeit zu verkomplizieren.

Positiv hervorgehoben wurden außerdem:

  • Struktur und Aufbau: Klare Verantwortlichkeiten, nachvollziehbare Abläufe und transparente Dokumentation.
  • Digitalisierung: Ein digitaler Workflow und ein elektronisches Glossar, die Abläufe vereinfachen.
  • Teamarbeit und kontinuierliche Verbesserung: Eine offene Zusammenarbeit und die Bereitschaft, Dinge laufend besser zu machen.
  • Klare Orientierung durch das Jira-Board: Es sorgt für Übersicht, Transparenz und Verbindlichkeit.

Diese Punkte zeigen, dass unser QMS lebt – nicht als Pflicht, sondern als Werkzeug, das uns unterstützt.

Herausforderungen erkennen – und daraus lernen

Ein Qualitätsmanagementsystem bringt naturgemäß auch Komplexität mit sich.
In unserer Retrospektive wurde deutlich, wo wir noch Potenzial haben:

  • Zu viele KPIs: Nicht alle Kennzahlen liefern echten Mehrwert.
  • Zu detaillierte Prozesse: Manchmal fehlte die nötige Flexibilität.
  • Überlappende Vorgaben: Zum Beispiel bei Nomenklatur und Benennung, die zusätzlichen Aufwand erzeugten.
  • Verschobene Prioritäten: Wenn interne Anforderungen mit Projektzielen konkurrieren.

Diese Erkenntnisse helfen uns, die Balance zu halten – zwischen Struktur und Pragmatismus, zwischen Qualität und Effizienz.

Neu denken – und gezielt verbessern

Auf Basis der Retrospektive wissen wir was zu tun ist, um unser QMS weiter zu verbessern:

  • KPIs überarbeiten: Wir konzentrieren uns künftig auf die Kennzahlen, die Effizienz und Wirkung tatsächlich messbar machen.
  • Prozesse vereinfachen: Dokumente verschlanken, Abläufe klarer gestalten.
  • Prioritäten werden bewusst gesetzt: Was zählt, steht im Fokus – alles andere darf auch mal warten.
    • „Nice to Have“-Themen legen wir gezielt beiseite, um Kapazitäten für das Wesentliche zu schaffen.
  • Sprache vereinheitlichen: Einführung einer zweisprachigen bzw. flexibleren Nomenklatur zur besseren Verständlichkeit.
  • Interne Audits dienen künftig noch gezielter der Optimierung, nicht nur der Kontrolle.

So bleibt unser QMS schlank, wirkungsvoll und zukunftsfähig.

Der Weg nach vorne

Unser Ziel bleibt unverändert: ein Qualitätsmanagementsystem, das funktioniert, unterstützt und sich weiterentwickelt.
Die Retrospektive hat gezeigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind – und dass Verbesserung bei uns kein Projekt, sondern ein Prozess ist.

Wir freuen uns über ein engagiertes Team, das Qualität nicht als Pflicht versteht, sondern als Haltung. Mit klaren Strukturen, einfachen Prozessen und gezielten Kennzahlen schaffen wir ein System, das uns im Alltag wirklich hilft.

Inspektionsgelassenheit – unser Motto

Mit Inspektionsgelassenheit werben wir auf unserem LinkedIn-Profil – und das ist keine Floskel.
Das Überwachungsaudit hat einmal mehr gezeigt, dass wir diese Haltung leben: strukturiert, reflektiert und mit einem gesunden Maß an Pragmatismus und Selbstbewußtsein.

Schlusswort

Ein Jahr nach der Erstzertifizierung ziehen wir ein positives Fazit:
Wir haben gelernt, verbessert und weitergedacht – und bleiben dabei unserem Anspruch treu, „Qualität als Wert zu etablieren“ .

Ein herzliches Dankeschön an das gesamte Team für Engagement, Ideen und Einsatz. Gemeinsam entwickeln wir unser QMS weiter – zum Nutzen unserer Kund:innen und für unsere eigene Effizienz.

Autorin: Marlen Dalkowski