11 Feb. Interne Audits nach ISO 9001:2015 – Schritt für Schritt zum eigenen Audit

Interne Audits sind ein zentraler Bestandteil eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems – und damit weit mehr als eine Pflichtübung. Sie bieten die Möglichkeit, Prozesse kritisch zu hinterfragen, Verbesserungspotenziale frühzeitig zu identifizieren und die Leistungsfähigkeit nachhaltig zu stärken.

Dieser Beitrag liefert einen praxisorientierten Einblick: Wie läuft ein internes Audit ab – und wie lässt es sich eigenständig durchführen? Die folgenden Schritte orientieren sich an einem typischen Auditprozess nach ISO 9001:2015 und können als strukturierte Orientierung für die eigene Anwendung dienen.

1. Das Auditprogramm – Wo alles beginnt

Interne Audits folgen einem strukturierten Programm. Darin wird festgelegt, welche Prozessbereiche in welchem Zeitraum auditiert werden. Wenn Sie als Auditor nominiert wurden, beginnt der Prozess mit einer Bestandsaufnahme:

• Welcher Prozessbereich ist vom Audit betroffen?
• Welche Prozesse gehören dazu?
• Wer sind die für den Bereich verantwortlichen Personen?

Hierfür ist die Prozesslandschaft ein hilfreiches Werkzeug. Sie zeigt, welche Prozesse zum betreffenden Prozessbereich gehören und wer die Prozessverantwortlichen, also die relevanten Ansprechpartner für das Auditgespräch, sind. Dies bildet die Grundlage für ein fokussiertes Auditgespräch.

2. Die Auditvorbereitung – Strukturiert schon vor Beginn

Eine gute Vorbereitung legt den Grundstein für ein effektives und zielgerichtetes Audit. Zu den zentralen Schritten gehören:

• Benennung des Auditors oder Auditteams durch QM
• Festlegung der Auditart (z.B. Prozess- oder Systemaudit)
• Terminvereinbarung mit den Auditteilnehmern
• Erstellung eines Auditplans

Der Auditplan enthält die Agenda für das Audit mit Datum, Dauer und den Themenbereichen – er wird vorab an die Prozessverantwortlichen versendet. Auch der Auditbericht wird bereits vorab vorbereitet. Relevante Informationen wie Prozessbeschreibungen, interne Vorgaben, Normanforderungen und frühere Auditmaßnahmen werden zusammengetragen. So entsteht ein strukturierter Leitfaden für das Gespräch.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Fragenvorbereitung. Offene und klar strukturierte Fragen helfen, die Prozesse umfassend zu verstehen. Wichtig ist auch: Wenn mehrere Auditoren beteiligt sind, empfiehlt sich eine klare Rollenverteilung. Wer übernimmt die Gesprächsführung? Wer dokumentiert? Wie werden die Ergebnisse bewertet?

3. Durchführung des Audits – Das Gespräch

Das Audit selbst ist ein strukturierter, wertschätzender Dialog. Der Auditor führt durch das Interview, stellt Fragen, hört aktiv zu und lässt sich Dokumente und Nachweise zeigen, die im Auditbericht dokumentiert werden.

Diese drei Fragetypen können dabei unterstützen:

• Weit offene Fragen – um Prozesse beschreiben zu lassen (Informationsgewinn)
• Eng offene Fragen – um Details zu klären (konkrete Angaben)
• Geschlossene Fragen – um zu bestätigen, ob Anforderungen erfüllt sind (Bewertung)

Nach dem Audit erhält der Auditor kurz Zeit, um die Ergebnisse zu strukturieren. Im anschließenden Abschlussgespräch werden Ergebnisse zusammengefasst, Nichtkonformitäten benannt und Verbesserungsansätze angesprochen. Wichtig ist: Nur Nachweise, die im Audit tatsächlich gezeigt oder benannt wurden, dürfen dokumentiert werden. Alle Auditergebnisse, die später im Bericht stehen, müssen vorher im Abschlussgespräch transparent kommuniziert worden sein.

4. Abschluss des Audits – Dokumentation und Freigabe

Im nächsten Schritt wird der Auditbericht fertiggestellt. Dieser dokumentiert die Zusammenfassung der Ergebnisse, Prozessbewertungen, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.

5. Maßnahmennachverfolgung – Nachhaltigkeit sicherstellen

Das Audit endet nicht mit der Berichterstellung. Wesentlich für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagements ist die Umsetzung der Maßnahmen und deren Nachverfolgung, einschließlich:

• Umsetzung durch die Verantwortlichen
• Dokumentation in internen Systemen
• Wirksamkeitsprüfung
• Abschluss der Maßnahmen

Allerdings: Sind Bericht und Maßnahmenbeschreibung vollständig, erfolgen die Genehmigung und die Freigabe des Auditberichts. Der Auditor selbst ist damit „entlassen“. Die Verantwortung für die Verbesserungsmaßnahmen liegt bei den Verantwortlichen des Prozessbereichs.
Mit der Dokumentation der Maßnahmen ist dann auch der formale Abschluss des Audits erreicht – und der Kreislauf beginnt erneut.

Was macht den Wert interner Audits aus?

Interne Audits bieten weit mehr als eine bloße Identifikation von Fehlern. Sie fördern Prozesssicherheit, Wissenstransfer, Organisationsentwicklung, Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung. Je strukturierter der Ablauf und je klarer die Kommunikation, desto höher ist der Nutzen für das Unternehmen und desto größer ist auch die Bereitschaft, Audits als Chance zu verstehen.

Fazit

Ein internes Audit nach ISO 9001: 2015 ist weniger ein Kontrollmechanismus als ein Werkzeug für Lernen und Weiterentwicklung. Mit klaren Strukturen, passenden Vorlagen und einer offenen Gesprächskultur schaffen Sie die Grundlage dafür, dass Audits nicht nur Normanforderungen erfüllen, sondern echten Mehrwert erzeugen.

Der Auditkreislauf zeigt diesen kontinuierlichen Ablauf: Auftrag – Programm – Planung – Vorbereitung – Durchführung – Nachbereitung – Maßnahmen – Wirksamkeitskontrolle.
Nach dem Audit ist also nicht nur vor dem Audit – es ist ein Schritt in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Autorin: Dr. Sarah Beyer
Bild: KI-generiert