17 Dez Der Weg zur ISO 9001 Zertifizierung: Erster Teil – Formaler Ansatz

Viele Sprechen von Qualität, gerade im Bereich Qualitätsmanagement – aber gerade wenn es darauf ankommt, werden oft doch „Abkürzungen“ genommen. Um uns davor zu schützen und auch um uns selbst zu beweisen, dass es bei uns anders ist, streben wir die Einführung eines eigenen Qualitätsmanagementsystems auf Basis der ISO 9001 an. Wir sehen die Einführung und die Zertifizierung als die entscheidenden Schritte an, die eigenen Qualitätsmanagementprozesse zu standardisieren und zu verbessern. Dies gilt für uns ebenso wie für andere Unternehmen. In diesem ersten Teil unseres Blogposts betrachten wir unsere formale Herangehensweise auf dem Weg zur ISO 9001 Zertifizierung und die Herausforderungen, denen wir uns stellen mussten.

Die Entscheidung für ISO 9001: Ein strategischer Schritt zur Qualitätsoptimierung

Die Entscheidung, unser Unternehmen nach ISO 9001 zu zertifizieren, war strategisch und richtungsweisend. Ziel ist es, unsere Arbeitsabläufe zu optimieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und das Vertrauen unserer Kunden zu stärken, kurz: wir streben danach, unseren Kunden qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu bieten. In diesem Erfahrungsbericht möchten wir Ihnen einen Einblick in den Prozess des Aufbaus unseres Qualitätsmanagementsystems (QMS) geben und wie wir klassische und agile Ansätze kombiniert haben, um das Projekt erfolgreich umzusetzen.

Projektorganisation: Vom Einzelkämpfer zum hybriden Ansatz

Zu Beginn handelte es sich um ein „One-Person-Projekt“, geplant, geleitet und umgesetzt von einer erfahrenen Fachkraft. Diese Einzelkämpfer-Methode ermöglichte einen schnellen Start, jedoch wurde auch schnell klar, dass für eine umfassende und praktikable Umsetzung, die zu den Anforderungen und Bedürfnissen der validAID GmbH passt, ein größeres Team erforderlich ist. Im weiteren Verlauf wechselten wir zu einem hybriden Ansatz, der sowohl klassische als auch agile Elemente integrierte.
Die Projektorganisation wurde durch die Einführung einer Projektleitung und eines Teams verstärkt. Klassische Planung erfolgte zu Beginn mithilfe von Merlin, einem bewährten Projektmanagement-Tool für MacOS. Später ergänzten wir die Planung durch die Nutzung eines Kanban Boards und Excel. Das Berichtswesen wurde angepasst, um den Fortschritt auszuwerten alle relevanten Informationen transparent und zeitnah innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren und schnell gegensteuern zu können, wenn etwas aus dem Ruder lief.

Projektkommunikation: Vom Klassischen zum Agilen

Die Anfangsphase des Projekts war geprägt von klassischer Projektkommunikation, die auf klaren Projekt-Hierarchien und formalen Berichtsstrukturen basierte. Mit der Einführung agiler Prinzipien änderte sich jedoch die Kommunikationsdynamik. Das o.g. Projektboard wurde eingeführt, um den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten. Kurze, agile Dailys zwischen Projektteammitgliedern wurden drei- bis fünfmal pro Woche implementiert, um eine kontinuierliche Abstimmung zu gewährleisten.

Wir haben festgestellt, dass eine Kombination aus klassischen und agilen Methoden am besten zu unseren Bedürfnissen passte. Die klassische Methode half uns, klare Ziele und Meilensteine festzulegen, während die agilen Methoden eine flexible Anpassung ermöglichten, um auf Veränderungen und neue Anforderungen reagieren zu können.

Darüber hinaus fanden alle zwei bis vier Wochen Reviews und Retrospektiven statt, um das Erreichte zu reflektieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese agilen Methoden förderten die Kommunikation noch weiter und schufen eine dynamische Arbeitsumgebung, die besser auf unvorhergesehene Herausforderungen reagieren konnte.

Hürden auf dem Weg zur ISO 9001 Zertifizierung

Der Weg zur ISO 9001 Zertifizierung war nicht frei von Hürden und ist es noch nicht. Eine wesentliche Herausforderung bestand in der laufenden Veränderung des Projektteams. Dies erforderte ständige Anpassung der Arbeitsprozesse, um die Integration neuer Teammitglieder zu erleichtern, das Ausscheiden von Teammitgliedern abzufangen und Wissenstransfer zu ermöglichen. Mehrfach standen wir (gezwungenermaßen) vor einem kleinen „Neustart“ und mussten versuchen, diesen abzumildern, z.B. indem wir Arbeitspakete neu zuschnitten, um sie auch weniger erfahrenen Mitarbeitern übergeben zu können.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, Aufwände korrekt abzuschätzen. Dies war insbesondere in unserer agilen Umgebung schwierig, da sich Anforderungen, Prioritäten und die Verfügbarkeit erfahrenen Personals im Verlauf des Projekts änderten. Die Verfügbarkeiten des gesamten Teams waren aufgrund unserer laufenden Aufgaben in Kundenprojekten ebenfalls nicht immer fest einplanbar, was die Planung zusätzlich erschwerte.

Fazit: Ein kontinuierlicher Lernprozess

Der Weg zur ISO 9001 Zertifizierung erfordert nicht nur die Einhaltung formaler Norm-Anforderungen, sondern auch die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Für uns hat sich gezeigt, dass der Übergang von einem One-Person-Projekt zu einer hybriden Projektorganisation und die Verschiebung von klassischen zu agilen Kommunikationsmethoden Teil dieses Lernprozesses waren. Die überwundenen Hürden sind nicht nur Herausforderungen, sondern auch Chancen, um die Effizienz und Effektivität der gesamten Organisation zu verbessern.

Im nächsten Teil dieses Blogposts werden wir tiefer in die spezifischen Schritte der ISO 9001 Zertifizierung eintauchen und zeigen, wie diese formalen Anpassungen zu einer nachhaltigen Verbesserung der Qualitätsmanagementprozesse führen können.

Autorinnen: Marlen Dalkowski und Annika Bergmann